Πώς θα γράφω καλύτερα emails;

Τα email, και ειδικά τα επαγγελματικά, δεν είναι και το πιο άνετο πράγμα να γράψεις. Όλο κάτι θα σου φαίνεται ότι έκανες λάθος, το διαβάζεις και το ξαναδιαβάζεις και δεν μπορείς να καταλάβεις. Κάπως έτσι εξηγούνται και τα πολλά αδιάβαστα mail που όλοι μας έχουμε στην θυρίδα μας—μερικές φορές, ακόμα και το να τα ανοίξουμε μας προκαλεί στρες για το πώς θα απαντήσουμε σωστά.

Ας δούμε τα πράγματα, λοιπόν, με όσο πιο απλό τρόπο μπορούμε. Τι χρειάζεται να έχει ένα email για να είναι σωστό;

Πρέπει να είναι λακωνικό

Μην γράφεις μεγάλες παραγράφους, μην χρησιμοποιείς πολλές δευτερεύουσες προτάσεις και μην αλλάζεις θέμα. Τα επαγγελματικά email πρέπει να είναι σύντομα και περιεκτικά, να δίνουν στον παραλήπτη τους ακριβώς τις πληροφορίες που χρειάζεται, και τίποτα άλλο. Προσπάθησε να μην υπερβαίνεις τις 150 λέξεις.

Πρέπει να είναι άμεσο

Η λακωνικότητα είναι η πρώτη αρετή. Η δεύτερη είναι η αμεσότητα, δηλαδή η έλλειψη επιθετικών προσδιορισμών, επιρρημάτων, και κάθε πιθανής άχρηστης πληροφορίας. Το άτομο με το οποίο επικοινωνείς πιθανότατα έχει ζητήσει κάτι πολύ συγκεκριμένο, άρα μείνε στο θέμα. Αν εσύ στέλνεις το πρώτο mail, ζητώντας κάτι, απόφυγε τις αναφορές σε άσχετα πράγματα. Η αμεσότητα είναι επαγγελματισμός.

Πρέπει να απαντάς γρήγορα

Όσο πιο σημαντικό είναι το θέμα, τόσο πιο γρήγορη πρέπει να είναι η απάντησή σου. Εκτός του ότι δεν αφήνεις το άλλο άτομο να περιμένει, κάτι που είναι πολύ αγενές, δείχνεις ότι είσαι παρών και ότι ενδιαφέρεσαι για την δουλειά. Ξανά, άψογος επαγγελματισμός.

Πρέπει να το ξαναδιαβάζεις πριν το στείλεις

Ποτέ μην στέλνεις email που δεν έχεις τσεκάρει (και δυο φορές, μη σου πούμε) για λάθη, παραλείψεις και οτιδήποτε άλλο μπορεί να πάει στραβά. Ποτέ μην στέλνεις σε ένα email πληροφορίες και λεπτομέρειες που καλό θα ήταν να λέγονται μόνο από κοντά. Τέλος, αν φροντίζεις τα email σου να είναι σύντομα και περιεκτικά, τότε το να τα ελέγξεις για πιθανές διορθώσεις θα είναι δέκα φορές λιγότερο αγχωτικό.

Πρέπει να βάζεις την διεύθυνση παραλήπτη στο τέλος

Ναι, το κουτάκι είναι πρώτο-πρώτο, αλλά άφησέ το για το τέλος. Και τότε δες με προσοχή πού πρέπει να το στείλεις, αν έχει πολλούς παραλήπτες και αν χρειάζεται να βάλεις κρυφή κοινοποίηση. Ένα ακόμα μεγάλο πλεονέκτημα σε αυτό είναι ότι αποκλείεται να πατήσεις κατά λάθος αποστολή χωρίς να έχεις τελειώσει ή πριν το ελέγξεις λεπτομερώς.